Masz tyle rzeczy do zrobienia każdego dnia, że czasami musisz po prostu zaakceptować fakt, iż wszystkiego nie da się wykonać w ciągu 24 godzin. Jednak odpowiednio przygotowując swój dzień, praca stanie się dla Ciebie łatwiejsza.

Jak mówił Brian Tracy …

Zarządzanie czasem oznacza kontrolowania kolejności podejmowanych działań. Zawsze masz możliwość wyboru czynności, którą zamierzasz następnie wykonać.

Wybieraj więc czynności w określonej, najlepszej dla Ciebie hierarchii i przede wszystkim pamiętaj o następującej i niezwykle istotnej zasadzie :

Wybór między tym, co ważne, a tym, co błahe stanowi zasadniczy element sukcesu w życiu! Click To Tweet

Poniższe punkty pomogą Ci przygotować dzień oraz osiągnąć zamierzone działania tylko wtedy, kiedy … zastosujesz je.


Planowanie dnia pracy

Oto kilka punktów, które pomogą Ci w tym:

1. Przygotuj odpowiedni plan pracy

Usiądź z kartką papieru i długopisem i spisz w punktach to, co masz dziś zrobić w pracy. Pamiętaj aby te zadania były realistyczne (całego dużego projektu nie zrobisz w jeden dzień, ale możesz zacząć od jego małej części). Dzięki byciu realistką i wyznaczaniu sobie możliwych do wykonania działań, nie załamiesz się na sam widok długiej listy to-do (choć ja wolę je robić krótkie, ale o tym pod spodem).

2. Wyznacz, które zadania są tymi najważniejszymi

Prześledź wszystkie spisane punkty na liście i wybierz te, które nie są ważne, ale zabierają dużo czasu i których dobrze jest pozbyć się. Sprawdź, które z zadań możesz wyeliminować, a które przekazać innym do wykonania tak, abyś mogła zyskać więcej czasu na istotne dla Ciebie zadania.

3. Określ czas oraz końcowy termin wykonania każdego zadania

Zacznij dzień od najważniejszego priorytetu, czyli projektu, zadania, które może bardzo wiele zmienić w Twojej pracy, a nawet w życiu – zazwyczaj ta rzecz do zrobienia przeraża nas najbardziej. Im wcześniej je wykonasz, tym szybciej będziesz miała je z głowy.

Określ to, ile czasu zajmie Ci to działanie i do kiedy masz się z nim uporać (wyznacz godzinę lub datę końcową).

4. Walcz z rozpraszaczami

Ile razy przy pracy wchodzisz na Facebooka, zaglądasz po raz kolejny do skrzynki email, dyskutujesz z kolegami z biura, oglądasz filmy na YouTube lub Instagram Stories ? Z pewnością nie raz (ja również miałam podobne « słabości »). Tak naprawdę nie są to rozpraszacze, ale miejsca, które dają nam kilka minut przyjemności, ucieczki od ciężkich lub nie dających satysfakcji zadań. Zapominamy jednak, że i tak musimy prędzej czy później do nich wrócić.

Co można zrobić w praktyce :

  • Wyłączyć głośnik w telefonie,
  • Zablokować na określone godziny niektóre strony internetowe (np. media społecznościowe),
  • Nałożyć słuchawki na uszy lub łapać za telefon (i udawać rozmowę) za każdym razem, kiedy kolega-gaduła zbliża się do Twojego miejsca pracy,
  • Sprawdzać pocztę elektroniczną jedynie w określonych godzinach w ciągu dnia (i nie zaczynać od niej pracy !).

Ale najważniejsza jest tutaj : samodyscyplina i trzymanie się Twojego planu pracy i godzin wykonywania poszczególnych działań.

5. Wsłuchaj się we własny rytm fizjologiczny

Każdy z nas ma swój biologiczny rytm dnia. Można więc zaplanować dzień tak, żeby dostosować godziny pracy do swojego organizmu. Jeśli najwydajniej pracujesz od 8.00 do 12.00 to przeznacz ten czas wyłącznie na maksymalne skupienie i wykonywania priorytetów. Reszta dnia (popołudnie i wolniejszy rytm) może okazać się idealna na mniej wartościowe zadania oraz utrzymywanie kontaktów z pracownikami lub kolegami z pracy (ale nie zakłócaj też i ich rytmu pracy !).

Pamiętaj również by robić kilka minut przerwy co godzinę.

6. Zadaj sobie pytanie DLACZEGO ?

To chyba najważniejszy z tych wszystkich powyższych punktów ! Zapytaj siebie samą « Dlaczego realizuję ten projekt ? Co przyniesie on firmie, w której pracuję/administracji/mojemu biznesowi ? Jakie zmiany może to zadanie spowodować na moim stanowisku/w moim życiu ? »

Jasna i zrozumiała odpowiedź na te pytania przyniesie Ci motywację do działania i zmobilizuje do realizacji zadań.

 

Podsumowując : spisz w punktach plan działania na dany dzień, wyznacz najważniejsze zadania, określ ile czasu zajmie Ci ich realizacja i wyznacz końcową godzinę/termin, walcz z rozpraszaczami, posłuchaj własnego ciała i rytmu pracy oraz zapytaj się dlaczego realizujesz dany projekt.

Dzięki temu Twoja praca w biurze będzie o wiele bardziej efektywna i znacznie łatwiejsza!